Paul Tobing On Knowledge

Studi Kasus: Knowledge Strategy di Fluor

Posted on: June 2, 2011

Pengantar

Selama beberapa edisi di majalah INSPIRE ini, penulis sudah membahas tentang apa itu Community of Practice (CoP) atau yang kami terjemahkan sebagai komunitas para praktisi atau di berbagai perusahaan disebut dengan berbagai istilah, misalnya di ConocoPhilips disebut NoE (network of excellence) sedangkan Fluor yang menjadi objek studi kasus ini menamainya sebagai knowledge community atau komunitas pengetahuan. Penulis telah banyak membahas topik ini dalam berbagai edisi, mulai dari konsep knowledge management (KM), knowledge sharing sebagai salah satu proses utama dalam KM, dan lebih tajam lagi CoP sebagai salah satu media paling efektif dan paling kaya dalam berbagi pengetahuan.

 

CoP juga sudah dibedah sedemikian rupa mulai dari konsep, evolusi, manajemen dan kepemimpinan. Tibalah saatnya kita melihat bagaimana praktek CoP di berbagai perusahaan, dan pada kesempatan kali ini yang disajikan adalah studi kasus penerapan KM di Fluor sebuah perusahaan yang masuk dalam Fortune 500. Fluor memiliki kompleksitas bisnis yang tinggi dan memiliki strategi KM yang menurut saya sangat balance dan terintegrasi. Beberapa perusahaan yang menerapkan KM lebih fokus ke teknologi dan kondifikasi knowledge, yang lain mengambil sisi sebaliknya yaitu lebih fokus ke orang dan melakukan personalisasi knowledge. Fluor memadukan kedua ekstrem ini yaitu memadukan teknologi dan people sebagai pilar knowledge strateginya. Terintegrasi karena teknologi dan dan people (komunitas) sudah blended, people tidak dapat berjalan sendiri tanpa teknologi demikian juga sebaliknya.

Penulis sangat bersyukur dapat menghubungi langsung nara sumber di Fluor dan menyambut baik keinginanan penulis untuk menuliskan studi kasus ini. Tidak tanggung-tanggung, salah satu petinggi Fluor yaitu John McQuary Vice President, Knowledge, Management and Technology Strategies dari Fluor, membantu penulisan kasus ini dengan memberikan materi-materi yang dibutuhkan. Demikian juga Rob Koene Global Knowledge Manager yang merespon keinginan penulis dengan memberi penjelasan tentang terminology yang terasa asing bagi penulis.

Sekilas Fluor Corporation

Fluor Corporation adalah salah satu perusahaan rekayasa, pengadaan, konstruksi, pemeliharaan dan manajemen proyek terbesar di dunia. Selama abad yang lalu, Fluor, melalui anak perusahaan operasionalnya, telah menjadi pemimpin global terpercaya dalam memberikan jasa dan pengetahuan teknis yang luar biasa. Klien mengandalkan Fluor untuk memberikan solusi kelas dunia yang mengoptimalkan aset, meningkatkan posisi kompetitif, dan meningkatkan keberhasilan bisnis jangka panjang pelanggannya. Secara konsisten dinilai sebagai salah satu kontraktor teraman di dunia. Tujuan utama Fluor adalah untuk mengembangkan, melaksanakan dan memelihara proyek sesuai jadwal, sesuai anggaran dan dengan keunggulan.
Fluor berada pada posisi ke 114 dalam FORTUNE 500, mengeksekusi lebih dari 1.000 proyek setiap tahunnya, melayani lebih dari 600 klien di 60 negara yang berbeda. Fluor memiliki tenaga kerja global lebih dari 40.000 orang, dengan kantor di lebih dari 30 negara di 6 benua. Pada tahun 2008, Fluor berkomitmen kepada pemegang saham untuk secara konsisten menciptakan nilai dan memberikan pertumbuhan laba yang superior. Laba tumbuh untuk enam tahun berturut-turut, dan perusahaan memecahkan rekor untuk proyek baru dan backlog (proyek/order yang sudah menunggu untuk dikerjakan). Laba bersih maju 35 persen ke rekor U$ 720 juta atau U$ 3,93 per saham. Pendapatan adalah $ 22. 3 miliar, atau meningkat sebesar 34 persen. Proyek baru dan backlog, indikator utama dari kinerja keuangan masa depan, masing-masing naik 11 persen menjadi U$ 25.1 miliar dan 10 persen menjadi U$ 33. 2 miliar.

Kami memanfaatkan kekayaan intelektual perusahaan yang cukup besar dan mengungkit penghargaan yang sudah kami raih, memanfaatkan sistem KM untuk memecahkan masalah kompleks yang tidak bisa dilakukan perusahaan lain. Fluor secara unik mampu menyatukan kombinasi terbaik dari regional, industri dan keahlian teknis kami, serta manajemen proyek, keuangan, manajemen risiko, kesehatan, keselamatan dan kekuatan lingkungan dan bisnis untuk melayani kebutuhan klien kami

Pada saat ini lingkungan bisnis berubah dengan cepat, senjata kompetisi yang paling ampuh dari setiap perusahaan adalah orang yang memiliki ketrampilan dan dedikasi untuk bekerja keras untuk memastikan keberhasilannya. Di Fluor, kita diberkati dengan komunitas individu yang berprestasi yang datang bersama-sama untuk mencapai hal-hal yang tidak dapat dicapai orang lain. Setiap karyawan global kami membawa aset yang unik kedalam pekerjaannya dan secara kolektif menghasilkan pengetahuan yang lebih besar, keputusan yang lebih baik dan kualitas dan nilai yang premium

Alan Boeckmann, Chairman and CEO,  Letter to Shareholders

Fluor memiliki lima segmen operasi utama. Kelima segmen itu adalah: Oil & Gas, Industrial & Infrastruktur, Pemerintahan, Global Services dan Power. Proyek-proyek Fluor mencakup perancangan dan pembangunan fasilitas manufaktur, kilang, fasilitas farmasi, pembangkit listrik, serta infrastruktur telekomunikasi dan transportasi. Banyak proyek Fluor di dunia menjadi yang terbesar, paling terpencil, kompleks,  dan proyek-proyek dengan pemodalan yang menantang.
Lingkungan bisnis Fluor adalah global, mobile, siklikal, dan kolaboratif. Karyawan ditempatkan di berbagai lokasi di seluruh dunia, dan harus bekerja sama untuk pelaksanaan proyek yang tersebar. Kelangkaan tenaga kerja dan mobilitas adalah realitas di Fluor; menemukan pakar di seluruh dunia adalah penting untuk lingkungan bisnisnya. Selain itu, masalah umur tenaga kerja adalah suatu realitas, lingkungan bisnis yang kompetitif dan dinamis menuntut Fluor harus meretensi pengetahuan yang dimilikinya. Solusi bisnis dan produk berevolusi dengan lingkungan teknologis dan saintifik. Lingkungan bisnis juga memerlukan integrasi  dan kolaborasi supply chain, karena banyak dari proyek Fluor melibatkan berbagai pihak dalam eksekusi proyek.

Simak

Baca secara fonetik

Kamus – Lihat kamus yang lebih detail

Knowledge Strategy

Selama lebih dari dua puluh tahun, Fluor secara informal menggunakan strategi dan teknik knowledge management (KM) untuk meningkatkan kolaborasi dan untuk mengungkit pengetahuan kolektif. Pada tahun 1999, organisasi menerapkan upaya KM secara formal dengan mempromosikan visi dan strategi KM yang konsisten di seluruh organisasi. Mandat CEO adalah “mentransformasikan Fluor menjadi perusahaan jasa terkemuka berbasis pengetahuan.”
Pendekatan KM Fluor  sangat unik, yaitu memadukan pola pikir perusahaan dengan pola pikir global – suatu pendekatan yang tidak terlihat pada organisasi-organisasi lain. Setiap karyawan memiliki akses ke setiap komunitas, mengikuti proses penyebaran komunitas yang ketat, menyediakan pengukuran kinerja dan audit program komunitas, dan perilaku berbagi pengetahuan diintegrasikan ke dalam semua aspek operasional perusahaan.

Visi KM Fluor secara korporat adalah untuk memiliki satu solusi teknologi yang mencakup komunitas dengan konten yang terintegrasi, diskusi, dan profil karyawan untuk mempromosikan suatu pola pikir global. Objektif utama adalah memanfaatkan modal intelektual kolektif dari seluruh karyawan untuk mendukung implementasi strategi bisnis. Komunitas dirancang untuk memberikan solusi yang optimal kepada pelanggan dengan berbagi pengetahuan lintas batas geografis dan bisnis, menggunakan kemampuan search yang kuat, dan memungkinkan akses global. KM korporat juga ditujukan untuk meningkatkan keterampilan karyawan melalui tersedianya akses ke pengetahuan, materi pelatihan dan menghubungkan pekerja dengan keahlian yang dibutuhkan. Tujuan lain KM adalah melindungi kekayaan intelektual organisasi. Dimana  sistem KM Fluor memantau aktivitas download untuk melindungi kekayaan intelektual.

Saat ini, ada 46 komunitas pengetahuan yang sudah dibentuk Fluor. Fluor memiliki 24.000 anggota komunitas yang aktif dan tersebar secara global, dan lebih dari 3.500 subject matter expert (SME) di lebih dari 1.000 bidang subjek dalam komunitasnya. Seluruh staf profesional Fluor aktif dalam komunitas pengetahuan. Volume kegiatan komunitas sangat tinggi, ada lebih dari 10.000 pencarian setiap hari, ada 2.600 yang melihat atau men-download lampiran setiap hari dan 10.000 forum yang membaca setiap minggu.
Di Fluor, komunitas berkaitan dengan orang dan keyakinan ini dikomunikasikan terus menerus di seluruh organisasi. “Kami benar-benar menekankan bahwa komunitas adalah ruang di mana kita bekerja dan hidup,” kata John McQuary, Vice President KM dan Technology Strategy. Komunitas lebih dari sekedar tempat untuk menemukan pengetahuan, komunitas mendukung sistem dimana karyawan dapat membangun rasa memiliki dan memperkaya keterampilan dan karir karyawan.

… menyoroti banyak aspek unik dari kemampuan knowledge management Fluor dan bagaimana aspek-aspek tersebut melawan pemikiran KM yang bersifat tradisional.Ketika proses bisnis KM semakin matang, semakin banyak praktisi KM mengakui bahwa pendekatan yang digunakan oleh Fluor (dan oleh segelintir organisasi lainnya) mengarah ke peningkatan kinerja usaha yang berkelanjutan

Dikutip dari Inside Knowledge Magazine, Article by Jerry Ash, June 2007

Kotak di bawah ini menyoroti dua contoh tentang bagaimana KM mendukung pengembangan karyawan

 
Dari “Karyawan baru” menjadi “pakar”

Saya sudah mengenal Knowledge OnLine selama menjalani program orientasi karyawan baru, sehingga saya berpaling ke Knowledge OnLine ketika saya memiliki pertanyaan yang tak  terjawab.

 

Saya mendapatkan beberapa tanggapan berharga selain kesan-kesan berikut:
Saya menemukan bahwa pengalaman saya sebelumnya agak jarang dan hal itu bernilai signifikan bagi rekan-rekan Fluor saya di seluruh dunia!

Sekarang saya sudah menjadi Subject Matter Expert dalam komunitas yang menekuni bidang Sistem Pengendalian. Betapa besarnya hati saya karena dapat menjadi bagian dari yang berkontribusi di sebuah tim!

 

Knowledge OnLine Membuat Fluor berada di atas perusahaan lainnya. Selama tiga setengah bulanbergabung dengan Fluor – Knowledge OnLine menjadi keistimewaan yang luar biasa bagi saya

.
Baru-baru ini, saya merancang untuk pondasi tiang pancang horisontal. Saya ragu-ragu dengan apa yang saya lakukan, kemudian saya memposting pertanyaan mengenai proses perancangan pondasi tersebut, dan mendapat  tiga tanggapan dalam tempo dua puluh empat jam!

Hal itu sangat membantu saya dalam berbagai cara:
  – saya mendapat jawaban teknis untuk masalah dan akan menggunakannya untuk proyek-proyek masa depan
  – hal ini memberi saya rasa percaya diri dan keberanian untuk menggunakan Knowledge OnLine.
Sekarang saya menyadari mengapa anggota pada Asosiasi Insinyur Bangunan Southern California pernah memberi tahu saya bahwa, ” Fluor telah memiliki sejarah dalam mengembangkan para insinyurnya, sedangkan perusahaan lain kebanyakan tidak memilikinya.”

 

 

Pasar bisnis global yang kompetitif telah mendorong Fluor untuk berbagi pengetahuan dan berkolaborasi melintasi batas-batas organisasi dan geografis. Fluor sering memiliki beberapa kantor yang berbeda bekerja pada potongan proyek yang sama yang membutuhkan proses bisnis yang konsisten, peralatan dan kerja sama erat. Dengan demikian, Fluor membutuhkan kemampuan untuk berhubungan dengan pakar mana pun di dunia. Fluor menggunakan komunitas pengetahuan dan platform teknologi Knowledge OnLineSM untuk mendukung pelaksanaan proyek secara global. Platform teknologi KM Fluor diposisikan sebagai mekanisme pengiriman tunggal untuk semua praktek dan prosedur, materi pelatihan, kolaborasi dan keahlian. Selama periode pertumbuhan yang cepat saat ini, fokus Fluor adalah untuk mendapatkan karyawan baru, memastikan tersedianya pelatihan dan para pakar yang dapat dengan cepat menanggapi pertanyaan-pertanyaan di forum diskusi. Arah strategi secara keseluruhan adalah retensi pengetahuan, berbagi dan berkolaborasi yang semuanya langsung terkait dengan lingkungan bisnis Fluor.

Selama lebih dari satu abad, Fluor telah memperluas jangkauan dan wilayahnya mengasah keahlian untuk mengkapitalisasi perubahan pasar. Sama seperti ruang lingkup bisnis kami terus berkembang, demikian juga pengetahuan kolektif dan keterampilan tenaga kerja kami. Fluor adalah suatu tempat latihan dan tempat membuktikan kemampuan di industri dimana Fluor bergerak, menawarkan  peluang dalam segala hal. Berkat sistem informasi global kami yang canggih, proses yang sudah terstandarisasi dan model pelaksanaan proyek yang tersebar, tim proyek di setiap lokasi memiliki tool untuk menjangkau  pengetahuan institusional yang mereka butuhkan untuk berhasil. Bersama-sama, karyawan Fluor terus saling membantu untuk membangun kekuatan dari pengalaman untuk mencapai satu demi satu milestone yang menakjubkan

Fluor Annual Report

Hampir 100 persen dari target tenaga kerja terlibat dalam satu atau lebih komunitas, berbagi pengetahuan secara global, memampukan proses kerja, dan membawa orang-orang baru sampai kepada irama kerja yang cepat. Fluor mendorong perilaku berbagi pengetahuan di seluruh organisasi. Setiap karyawan dapat bergabung dengan satu atau lebih komunitas pengetahuan, dan dapat memposting pertanyaan atau menjawab pertanyaan di Knowledge OnLine. Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan forum dalam Knowledge OnLine biasanya diterima dalam waktu 24 jam – sesuai dengan janji Fluor tentang komunitas yang handal dan responsif – memastikan bahwa semua karyawan dapat memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi dalam sistem.

Dengan bergabung dalam sebuah komunitas pengetahuan, karyawan memiliki kesempatan untuk kemajuan karir, dan subject matter expert mendapat rekognisi dalam lingkup korporasi. Selain itu, Fluor mengintegrasikan tujuan berbagi pengetahuan ke dalam penilaian kinerja tahunan setiap karyawan untuk memastikan bahwa KM adalah suatu nilai yang ditanamkan dalam organisasi.

Knowledge OnLine adalah space di mana semua komunitas pengetahuan Fluor  berada. Tools ini mendukung kolaborasi perusahaan termasuk praktek-praktek dan prosedur, template, lesson learned, pengetahuan industri, kelompok fungsional, pakar global dan forum diskusi. Hal ini hanya terbuka untuk karyawan Fluor (Fluor menganggap Knowledge OnLine sebagai aset intelektual, sehingga orang luar tidak diberi akses).

Bagaimana transformasi organisasi Fluor melalui Knowledge Sharing secara korporat dan masa depan penerapan KM akan dipaparkan pada edisi berikutnya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: