Paul Tobing On Knowledge

Knowledge Management & Decision Making

Posted on: June 25, 2010

Integrasi Knowledge Management (KM) dan  Proses Pengambilan Keputusan

“I never discover anything with my rational mind” Einstein

Oleh: Paul Lumbantobing

Knowledge Management (KM) dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang terstruktur dan sistematis dalam mengakuisisi, mendistribusikan dan memanfaatkan pengetahuan untuk mendukung bisnis perusahaan. Salah satu proses utama KM adalah pemanfaatan pengetahuan untuk peningkatan kompetensi dan juga untuk mendukung operasi perusahaan sehari-hari.

Isu knowledge dalam pengambilan keputusan berada di antara dua kutub knowledge, yaitu tacit knowledge di satu sisi dan pemanfaatan explicit knowledge dalam pengambilan keputusan di sisi yang lain. Liam Fahey (1999) lebih menekankan peran explicit knowledge dalam pengambilan keputusan dengan menekankan pemanfaatan peran explicit knowledge dalam proses pengambilan keputusan dalam model competitor learning yang dibangunnya. Sedangkan penelitian akhir-akhir ini lebih menekankan peran implisit dari KM dalam mempengaruhi actor-aktor yang terlibat dalam pengambilan keputusan.

Model Competitor Learning

Liam Fahey (1999) dalam bukunya yang berjudul Competitors, mengembangkan suatu model  competitor learning, dimana dalam model tersebut dijelaskan bahwa hasil proses belajar bukan hanya sekedar akuisisi dan penciptaan knowledge. Tetapi yang lebih penting adalah agar keluaran dari learning (knowledge creation) ini terintegrasi dengan proses pengambilan keputusan yang merupakan salah satu bentuk pemanfaatan knowledge (knowledge use). Proses pengambilan keputusan sebagai bagian dari competitor learning, ditunjukkan pada Gambar 1.

Model Competitor Learning dibagi atas dua segmen, yaitu akuisisi knowledge (knowledge generation) tentang kompetitor (pelanggan, kanal dan pemasok pesaing), dan bagaimana pemanfaatan knowledge (knowledge use) tersebut dalam pengambilan keputusan.

Kedua elemen dari competitor learning yaitu knowledge generation dan knowledge use mencakup empat aktifitas belajar, yaitu: perekaman input (capture), pemrosesan input, crafting output dan pengambilan keputusan (pemanfaatan output).

 

 

Gambar 1. Model Competitor Learning (Fahey, L., 1999)

Knowledge generation, dimulai dengan munculnya momentum untuk belajar. Momentum ini terjadi ketika individu atau grup terlibat dalam proses pengambilan keputusan (sel 1). Dalam tahapan ini para pengambil keputusan dituntut untuk mempelajari para kompetitornya, baik yang berkaitan dengan tindakan maupun pernyataan kompetitor. Dalam tahapan ini juga, para pengambil keputusan menentukan hal-hal spesifik yang harus dipelajari tentang kompetitor, dan memperkirakan knowledge apa saja yang sebaiknya dihasilkan dari proses belajar tersebut dan bagaimana memanfaatkannya dalam proses pengambilan keputusan.

Aktifitas perekaman (capturing-sel 2)  input menyangkut penentuan data kompetitor yang dibutuhkan, identifikasi sumber data dan pengumpulan data itu sendiri. Data yang direkam ini merupakan bahan mentah yang akan menjadi objek pembelajaran. Misalnya, sejauh mana progres pengembangan produk oleh pesaing, berapa lama lagi produk tersebut diluncurkan dan apa saja karakteristik kunci dari produk yang akan diluncurkan.

Aktifitas pemrosesan  input (Proses–sel 3), terkait dengan aktifitas pemilihan data, pengaturan data dan penginterpretasian data. Untuk memproses data dibutuhkan intervensi dari satu atau lebih personil. Dalam proses seleksi data, personil mengidentifikasi dan memilih data yang dianggap relevan dan penting. Misalnya sebuah perusahaan dapat memilih data berdasarkan hal-hal sebagai berikut :

-          pernyataan yang dibuat oleh personil sales pesaing terhadap pelanggannya.

-          pernyataan yang dikeluarkan oleh pimpinan pesaing dalam suatu pameran dagang dan industri.

-          perubahan-perubahan dalam proses produksi dari pesaing.

-          komitmen yang dibuat pesaing terhadap kanal-kanal distribusi.

Aktifitas crafting output (sel 4) menyangkut penghalusan output, pengkritisian output dan pengkomunikasian output kepada pihak pengambil keputusan. Penghalusan dapat dilakukan dengan berbagai cara, mungkin lebih dirinci, lebih memberi penekanan pada aspek tertentu, atau dengan memasukkan suatu interpretasi atau implikasi yang dianggap penting. Contohnya, jika pesaing telah berkeputusan untuk memperkenalkan suatu produk, maka aktifitas crafting, harus dapat memproyeksikan :

-          Kapan produk tersebut akan diluncurkan

-          Bagaimana konfigurasi dari portofolio produk tersebut.

-          Fitur-fitur kunci dari produk.

-          Bagaimana produk-produk akan didistribusikan.

-          Bagaimana penetrasi dari produk tersebut ke pasar.

Sedangkan dalam proses  pengambilan keputusan itu sendiri dilakukan proses asesmen terhadap keputusan-keputusan yang telah diambil termasuk keputusan yang  baru, serta diidentifikasi ulang kebutuhan tambahan tentang competitor knowledge yang masih diperlukan  dalam pengambilan keputusan berikutnya. Hasil dari asesmen ini menjadi input bagi aktifitas Aksi Untuk Belajar, yaitu aktifitas yang dilakukan untuk mengidentifikasi hal-hal apa saja yang perlu dipelajari dan bagaimana hasil pembelajaran tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan. Output dari aktifitas ini menjadi penentu persyaratan data-data yang harus di capture.

Aktifitas lain adalah Keputusan dan Aksi, yang dilakukan berdasarkan hasil aktifitas asesmen. Dalam aktifitas ini muncul keputusan-keputusan atau tindakan-tindakan baru yang merupakan koreksi terhadap keputusan atau tindakan sebelumnya. Perbedaan keputusan sebelumnya dan keputusan baru merupakan objek pembelajaran dan sekaligus sebagai hasil pembelajaran. Karena sesudah diasses, ada kemungkinan ditemukannya berbagai faktor yang pada keputusan sebelumnya tidak atau kurang dipertimbangkan.

Aktifitas selanjutnya adalah capturing (Sel 5), keputusan dan tindakan kompetitor serta keputusan perusahaan itu sendiri, akan menghasilkan suatu kebutuhan data lainnya. Sekali lagi sama seperti yang terjadi pada capturing (sel-2), pengambil keputusan perlu menentukan persyaratan data, sumber data dan pengumpulannya.

Prosesing (sel 6), proses yang sama seperti yang dilakukan pada sel 3, yaitu seleksi, pengaturan dan pemberian arti terhadap data (interpretasi).

Demikian juga proses crafting (sel 7) sama dengan sel 4, dengan output berupa knowledge baru yang sebelumnya tidak ketahui atau dipertimbangkan perusahaan, konfirmasi dari knowledge eksisting dan pembuangan knowledge lama yang ternyata tidak valid.

Output dari crafting kemudian menjadi inputan  bagi proses pengambilan keputusan pada sel 1. Proses yang bersifat siklis ini dapat dianalogikan dengan proses knowledge spiralnya Nonaka, yaitu setiap siklus berikutnya akan menghasilkan suatu knowledge yang baru sebagai hasil proses pembelajaran.

Hindari Over Confidence About Knowledge

Walaupun suplai knowledge terhadap pengambil keputusan dirasa sudah lancar, namun para decision maker harus menghindari over confidence about knowledge yang merupakan salah satu jebakan yang dapat mengakibatkan keputusan yang salah. Penekanan terhadap knowledge yang sudah tersedia  sering membuat judgment yang bias, karena pengambil keputusan sering tidak sadar bahwa masih ada knowledge yang berada di luar jangkauannya (out of mind dan out of sight)..

Selain itu, proses pengambilan keputusan terutama yang bersifat strategis, biasanya tidak bersifat rasional dan linier, tetapi lebih didominasi pertarungan ide, intuisi, belief, wawasan, cara berpikir dan kepentingan dari aktor-agen yang terlibat di dalamnya. Sehingga fungsi KM tidak cukup hanya sekedar mensuplai knowledge, tetapi juga harus menyediakan media dan perangkat untuk memfasilitasi diskusi untuk mendiseminasi konteks dan menyatukan persepsi serta untuk membangun engagement yang sama dari orang-orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Rolland Nicolas (2004) menulis sebuah artikel hasil penelitian dalam Journal of Knowledge Management, yang berjudul: “Knowledge Management Impacts on Decision Making Process”. Dalam artikel ini Nicolas menemukan bahwa strategi KM memiliki dampak terhadap proses pengambilan keputusan. Dampak KM selain berupa pengaruh yang subtle terhadap orang yang terlibat dalam pengambilan keputusan, tetapi juga  dapat bersifat prosedural dimana KM mempengaruhi setiap fase pengambilan keputusan mulai dari fase intelligence, conception dan selection. Sasaran dari fase intelijen adalan untuk memahami dan mengkonstruksi suatu isu. Selanjutnya sasaran dari fase konsepsi adalah untuk menghasilkan berbagai konsep sebagai solusi alternatif. Sedangkan sasaran dari fase seleksi adalah terpilihnya solusi terbaik dari berbagai alternatif solusi yang sudah dibangun.

Fase Intelijen

Sasaran dari fase intelijen adalah untuk memahami dan mengkonstruksi suatu isu. Pada fase ini explicit knowledge yang disuplai sistem KM akan membantu proses pendefinisian masalah, sedangkan tacit knowledge dimobilisasi untuk memahami interaksi antara elemen-elemen yang membentuk situasi yang kompleks.Pada fase ini knowledge mengalir dari individu ke kelompok dan sebaliknya.

Fase Konsepsi

Melalui fase konsepsi, para pengambil keputusan mengembangkan suatu situasi yang kompleks untuk menyediakan berbagai alternatif solusi. Fase ini diwarnai oleh tindakan-tindakan, dimana para pengambilan keputusan memiliki pengetahuan bersama tanpa preferensi terhadap natur dari pengetahuan itu. Mereka merancang solusi-solusi baru atau mencari informasi dalam memory perusahaan. Pengetahuan tasit dan ekplisit dimobilisasi dengan interes dan frekwensi yang sama. Pada tahapan ini, kompleksitas berasal dari sifat ontologi atau kedalaman pengetahuan. Jika ontologi diatur sedemikian rupa, hubungan sebab – akibat akan diketahui.  Tetapi jika ontologi sangat rumit atau kaotik, tingkat ketidakpastian yang tinggi yang disebabkan interaksi antar sejumlah besar agen merupakan sumber pengembangan solusi yang kompleks.

Fase Seleksi

Fase Seleksi mengevaluasi beberapa alternatif, dan memilih solusi yang akan ditindaklanjuti. Ini merupakan fase dimana the power of uncertainty berada pada titik yang paling tinggi. Pilihan kadang terkait dengan explicit knowledge tetapi biasanya pengambil keputusan tidak dapat mengekspresikan alasan yang lebih mendalam dari pilihan mereka. Pilihan terkait dengan hal-hal yang abstrak, spekulatif dan tacit knowledge. Emosi memberi kekuatan kepada orang untuk memilih sebuah solusi yang terkait dengan konteks.

Dengan demikian peran KM dalam pengambilan keputusan tidak sederhana, karena proses pengambilan keputusan itu sendiri merupakan hal yang kompleks. Menyediakan informasi dan knowledge yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan belumlah cukup, tetapi KM juga harus menyediakan dan membangun konteks sebagai dasar untuk menyamakan persepsi dan interest dari para pengambil keputusan. (Praktisi KM, paul.lumbantobing@gmail.com)

About these ads

1 Response to "Knowledge Management & Decision Making"

Your topics all about “Knowledges” is good for professionalism, but it would be more EXCELLENT & COMPETENT , if it could combine/unify with good SKILL & ATTITUDE.
For sake of Competency in all aspects ; it could be created with sufficient &
excellent/high levels of Knowledges, Skill & Attitude.
Are you agreed and have any advisement?.
Good Luck &GBU.
ANTON HANDOJO

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: